Att bygga mötesstrukturer

Något av det svåraste jag sysslat med är nog att bygga mötesstrukturer som fungerar. Alla vet att ett bra möte är ett inställt möte, och mötesskepticismen är berättigad, men det finns ändå ett behov av att se till att vi möts i våra grupper och team. Jag sitter just nu och utformar den tredje mötesstrukturen i vårt snabbt växande team, och det slår mig att det är i mötesutformningen (antal, syfte, tid, inbjudna) som mycket av en organisations effektivitet och beslutskraft vinns eller går helt förlorad. Vad jag lärt mig hitintills:

  1. Hur du än organiserar dina möten måste du se till att du har 1-1 med dina direktrapporterande medarbetare. Gärna fler, korta än ett i månaden. En vän till mig har ett 15 minuters med sina direktrapporter varje morgon, kollar av stämning och frågor och sedan kör de längre teammöten på måndag och fredag.
  2. Möten bör vara inriktade på informationsdelning, men aldrig mer än 50%. Resten bör vara diskussion och beslut. Rena informationsdelningsmöten sänker hastigheten i organisationen.
  3. Möten är den synliga delen av den struktur vi bygger för ansvarsfördelning. Det betyder att de skall låta oss glänsa eller skämmas. Vi ska bäva litet inför det möte vi går till där vi inte fått något gjort sedan föregående möte. Annars fungerar det inte.
  4. Möten måste dokumenteras, och uppgifter fördelas senast 12 timmar efter mötet. (Just det: schemalägg inte möten efter varandra, utan möte plus minst 15 minuter för att summer mötet och det som skall göras…).

Organisationell och institutionell design i organisationer är som att programmera, men utan något av precisionen eller klarheten i programmeringsspråket, utan stabilitet i exekveringen över tid och utan enkla metoder för att felsöka. Det gör också att det är väldigt, väldigt roligt och intressant. Och absolut nödvändigt att ständigt ompröva modellerna som används, utan sentimentalitet.

Be Sociable, Share!

5 Kommentarer.

  1. Fredrik, läste precis igenom Emilias post. Riktigt värdefullt, stort tack. Jag tror att förutom dokumentationen så handlar det också om hur du styr kvartals och årsmässigt – mötena måste flöda från målen, på något sätt.

  2. Måste man stylta upp, organisera och mer eller mindre schemalägga möten, så betyder det att man inte arbetar tillsammans och det är där problemet ligger, inte hur möten organiseras.

  3. Jag tror verkligen inte att det stammer. Jag tror att det ar viktigt att erbjuda alla en klar och tydlig motestruktur, i alla fall i storre organisationer. I en startup kan det sakert vara annorlunda, men inte i en storre organisation. Det ligger en respekt for olika arbetsstilar ocksa i att organisera sig. Jag skulle bli tokig pa standiga moten bara for att nagon ville ha dem, jag behover tid att forsta saker och formulera vad jag tror och tycker.

  4. Pingback: Att mötas är ett hantverk | Nicklas Noterar

Kommentera gärna!