Chefens vanligaste misstag: att svara på frågan!

För ett par dagar sedan satt jag med i en panel på en chefsutbildning som vi har här på Google för nya managers. Eftersom jag varit med ett tag får jag berätta om allt som kan gå fel, och hur man inte ska göra. Det är faktiskt ganska roligt och en anledning att reflektera litet över alla dåliga beslut som man sett i sina dagar. En fråga som jag fick var vad jag ansåg var det absolut vanligaste problemet med chefer, inte bara hos oss utan överallt, och jag har ett väldigt enkelt svar på den frågan, och det är att det vanligaste misstaget en chef gör är just att svara på frågor.

Såhär går det till, ungefär. En person i din grupp stämmer möte med dig och berättar om ett problem, och ställer sedan frågan vad du tycker att han eller hon skall göra. Du vill vara hjälpsam så du berättar exakt hur problemet skall lösas och när och varför. Personen nickar, ser eftertänksam ut och skriver ned ditt svar. Ni avslutar mötet och du känner att du löst ett problem! Allt är frid och fröjd. Fel! Vad du precis har gjort är att du tagit över ansvaret för att lösa alla framtida problem. Du har förvandlats till en problemlösare i stället för att vara en chef, och alla som rapporterar till dig kommer hädanefter att uppleva att du detaljstyr deras arbete. När en chef blir anklagad för micro-management är det i nio fall av tio för att denne vill lösa problemet. Svara på frågan. Det finns inget medvetet elakt eller ont i det, men resultatet är ofta förödande.

Så vad borde ha hänt i vår situation? Du borde ha frågat vad medarbetaren tycker. Och sedan ställt fler frågor, och därefter borde du ha avslutat med att säga “jag litar på dig, gör det du tycker är bäst så ser vi vad som händer – det skall bli intressant, och jag tar gärna ansvaret om något går åt fanders”. Det låter buslätt, men är ganska knepigt. Vi vill ju vara hjälpsamma. Vi vill inte verka svaga och ointresserade. Vi vill inte att den som kommer till oss med ett problem ska känna att vi inte har svaren. Men faktum är att det är ganska sällan vi har svaren. Tänk efter själv: personen som beskriver problemet för dig har arbetet flera timmar med det, funderat över det och bearbetat det i sitt inre ett längre tag. Hur i hela fridens namn skulle du kunna lösa det i ett huj?

En av anledningarna till att många chefer hamnar i denna position är att de förväxlar tydlighet med svar. De tror att de bara kan tydliga chefer om de svarar på alla frågor de får, med enkla tydliga svar. Men tydlighet handlar om att vara tydlig med vad vi vill åstadkomma, inte om att i detalj beskriva vägen dit. Det handlar om att vara tydlig med vad som är bra sätt att lösa problem på, inte att lösa problemen.

Det är mycket bättre att lägga sin tid på att ställa frågor än att svara på dem. Försök förstå vad som oroar den du talar med, utforska hur något kan gå fel och vad det skulle betyda, och ställ massor av frågor, gärna frågor som är dumma och enkla. Försök inte imponera eller sätta dit någon med dina frågor, det är bara fånigt. Fråga grundläggande saker, som varför vi hamnade i just den här situationen eller om det har hänt förut och vad vi gjort då. Frågor är så underskattade. Svar så överskattade.

Våga vägra att svara på frågan.

Be Sociable, Share!

8 Kommentarer.

  1. Men jag är inte din chef…Det är mycket mindre riskabelt att svara på frågor när man, som jag, skriver utan någon särskild auktoritet…:)

  2. Detta beror helt på vilken situation du ör i.
    Efter ca 20 år i chefsställning är min erfarenhet att det vanligaste felet man gör att man inte svarar på en fråga om en anställd frågar. Då skall man absolut inte fråga vad den anställde tycker.
    Det kan bli totalt kaos och skapa irritation.
    Detta blir ännu värre om man arbetar internationellt. Så det du säger stämmer inte alls.

  3. Här tycker vi helt klart olika. Jag tror kaos och irritation oftare följer på att absolut inte fråga vad den anställde tycker, utan bara svara på en fråga. Särskilt som chefen av nödvändighet inte kan ha gått lika mycket på djupet i en fråga som den medarbetare som arbetat med den. När jag tänker på de bra chefer jag haft så har de nästan alltid varit sokratiska i sin ansats och frågat frågor. Det handlar om huruvida vi vill leda medvetna människor eller styra beteenden.

  4. Kunde inte hålla med mer. Och relaterat är väl det näst vanligaste felet: att bli en problembärare. Att bara lyfta av frågan från den anställde, också av något slags missriktad välvilja, och bli den som ska ”lösa allt”.

    Inte heller ett lyckat sätt att utveckla sina medarbetare. Tvärtom, snarare.

  5. Målet bör ju vara att få de anställda att utvecklas, så att de blir bättre i sina arbeten. Faran med att svara är också att chefen binder upp sig, genom att ge ett snabbt svar som kan leda till förödande resultat. Bättre att ställa bra frågor och utveckla sina anställda och även att undvika att “runda” eventuella mellanchefer.

  6. ja är det inte det som Situation Management syftar till att hjälpa, att beroende på personens erfarenhet och motivation välja hur du svarar/agerar. olika personer kommer ovillkorligen att reagera olika på samma stimuli (dvs ditt agerande).

Kommentera gärna!